FDM

Telefonsamtaler og chat – Behandling af personoplysninger via telefon og chat

Når vi optager telefonsamtaler og omdanner tale til tekst under samtalen

 

Formål

Vi kan optage og gemme telefonsamtaler til dokumentationsformål for at kunne dokumentere vores samtaler med dig, og hvad der er blevet sagt i forbindelse med rådgivning samt til brug for en evt. fremtidig klagesag. Hvis du afgiver dit samtykke i menuen, vil vi også optage og gemme telefonsamtalen med dig til brug for interne uddannelsesformål med henblik på løbende at forbedre vores service. Dette inkluderer feedback til medarbejdere og opnåelse af indsigt i sproglige trends i vores samtaler med dig for herved at forbedre kvaliteten af vores kundeservice.

Samtalen omdannes automatisk til tekst (transskriberes) af et AI-system. Det bevirker, at vi kan fremsøge de optagede samtaler baseret på tekstsøgning, f.eks. i forbindelse med klagesager.

Vi kan endvidere analysere de allerede transskriberede samtaler for, at vi løbende kan målrette vores medlemsservice der, hvor behovet er størst – herunder ved at forbedre rådgivning, opdatere FAQ, optimere selvbetjeningsløsninger og sikre tydeligere kommunikation. Vi vil i den forbindelse identificere mønstre og trends over vores kundehenvendelser (f.eks. emner, hyppighed for typen af henvendelser og den enkelte henvendelses indhold) samt udarbejdelse af statistik inden for disse specifikke områder.

Optagelse af telefonsamtaler sker udelukkende ved indgående opkald til FDM. Ved direkte kald til FDMs medarbejdere eller ved udgående kald sker der ikke optagelse.

 

Hvilke kategorier af personoplysninger behandler vi?

  • • Almindelige personoplysninger, som:
    • • kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer og e-mail) og medlemsnummer.
    • • oplysninger om din bil (f.eks. nummerplade, bilmærke, model, variant) og tekniske data fra. offentligt tilgængelige databaser, som f.eks. www.bilstatistik.dk.
    • • oplysninger om ejerforhold fra offentligt tilgængelige registre, som f.eks. forsikringsoplysninger fra Skatteforvaltningen.
    • • andre oplysninger, som du oplyser os om i din henvendelse, og din stemme.
  • • Cpr.nummer.
  • • Oplysninger om strafbare forhold og følsomme personoplysninger, som du oplyser os om i din henvendelse. Vi vil ikke spørge ind eller på anden måde opfordre dig til at give os disse oplysninger, da FDM normalt ikke har brug for dem i medlemssager. Skulle vi ekstraordinært have behov for at behandle sådanne personoplysninger, vil vi selv rekvirere dem hos dig.

 

Retsgrundlag for at behandle dine personoplysninger til dokumentation

I dokumentationsøjemed behandler vi dine personoplysninger, da det er nødvendigt for os at behandle:

  • • almindelige personoplysninger, da vi har en legitim interesse i at kunne dokumentere et tilbud eller indgåede aftaler, forespørgsler og rådgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).
  • • almindelige personoplysninger for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelse overfor dig  (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).
  • • følsomme personoplysninger og oplysninger om strafbare forhold, så vi kan fastlægge retskrav, gøre dem gældende eller forsvare dem (GDPR art. 9, stk. 2, litra f og DBL § 8, stk. 5, jf. DBL § 7).
  • • dit CPR-nr., da det kan blive anvendt til identifikationsformål ved oprettelse af medlemskab og benyttelse af FDMs serviceydelser og behandles på baggrund af dit samtykke (DBL § 11, stk. 2, nr.  2).

Når du ringer, bliver du informeret om, at samtalen bliver optaget.

 

Retsgrundlag for at behandle dine personoplysninger til uddannelse

I uddannelsesøjemed behandler vi dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke. Når du ringer til FDM, bliver du mødt med en speak, der informerer om, at vi ønsker at optage, gemme og transskribere samtalen for at uddanne vores medarbejdere. Du giver dit aktive samtykke hertil ved at trykke 1. Ønsker du ikke, at samtalen optages, gemmes og transskriberes, trykker du 2 eller undlader at taste.

Retsgrundlaget er her: GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (for behandling af almindelige personoplysninger), DBL § 11, stk. 2, nr.  2 (for behandling af CPR.nr), DBL § 8, stk. 3 (for behandling af oplysninger om strafbare forhold) og GDPR art. 9, stk. 2, litra a, (for behandling af følsomme personoplysninger).

 

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi opbevarer lydoptagelser i 1 år til dokumentationsformål, hvorefter de slettes. De transskriberede optagelser slettes efter 3 måneder. Såfremt din lydoptagelse inden for 1 år indgår i en konkret klagesag eller tvist, herunder udlevering til indsigt, kan lydoptagelsen opbevares, så længe det er nødvendigt for at løse den pågældende sag i henhold til forældelseslovens regler.

Hvis du giver samtykke til, at vi må bruge optagelsen til at uddanne vores medarbejdere, kan vi anvende den konkrete optagne samtale til det oplyste formål i op til 1 år, fra optagelsen har fundet sted, og transskriberingen i 3 måneder. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os på kontaktfdm@fdm.dk. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, betyder det, at vi fremover ikke anvender samtalen til uddannelsesformål.

 

Indsigt

Som part i en optaget telefonsamtale har du ret til indsigt i telefonoptagelsen. Indsigt i telefonoptagelsen kan ske i form af en skriftlig kopi af optagelsen, altså en afskrift af samtalen, eller ved udlevering af optagelsen som lydfil – alt efter hvad vi finder mest hensigtsmæssigt. Indsigten kan alene se, hvis optagelsen ikke er slettet.

 

Øvrig information og dine rettigheder

Ret til at gøre indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med optagelse af samtaler i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 21. Det gælder bl.a., når vi har optaget samtalen på baggrund af vores legitime interesser, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Læs mere om, hvordan vi behandler personoplysninger og dine rettigheder her.

__________________________________________________

 

Når vi chatter med dig

Du kan anvende vores support-chat, når du kommunikerer med FDM.

Det er valgfrit om, du vil opgive f.eks. dit navn eller medlemsnummer. Undgå at skrive personoplysninger som CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold og følsomme personoplysninger.

Chat-sessioner gemmes i 365 dage, hvorefter de automatisk slettes.

Læs mere om hvordan vi behandler dine personoplysninger og dine rettigheder i FDMs privatlivspolitik.