_A translation in English is provided as a service at the end of this document. Please keep in mind that in case of discrepancies, the Danish version will have precedence.
1. INTRODUKTION
Her kan du læse om, hvordan FDM behandler dine personoplysninger i forbindelse med:
- indsamling af personoplysninger via det link til SurveyXact-spørgeskema, som du har modtaget, og
- indberetning af personoplysninger i DAC7-registret hos Skatteforvaltningen.
I FDMs privatlivspolitik kan du læse om FDMs øvrig behandling af personoplysninger ved brug af applikationen Ta’Med.
2. DATAANSVARLIG
FDM er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger. Vores kontaktoplysninger er følgende:
FDM f.m.b.a., CVR-nr. 10376718, Firskovvej 32, 2800 Kongens Lyngby, telefonnummer 70 13 30 40, e-mailadresse kontaktfdm@fdm.dk ("FDM").
3. FORMÅLET MED BEHANDLINGEN AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Formålet med udsendelsen af spørgeskemaet i SurveyXact er at indsamle manglende oplysninger, som skal indberettes i DAC7- registret hos Skatteforvaltningen. Dit navn og e-mailadresse, som anvendes til at kontakte dig, hidrører fra FDMs lister over Ta’Med-brugere.
I din besvarelse af spørgeskemaet vil du blive bedt om at indtaste følgende oplysninger:
- For-, evt. mellem- og efternavn
- Primær bopælsadresse og bopælsland
- Ethvert skatteidentifikationsnummer du har (CPR-nummer i Danmark og TIN i udlandet – ved TIN skal det oplyses, hvilket land er udstedt i)
- Fødselsdato, hvis du ikke har et CPR-nr.
Til at identificere din profil i Ta’Med-applikationen beder vi endvidere om din e-mailadresse og mobilnummer.
Som platformsoperatør til Ta’Med er FDM forpligtet til at indberette til Skatteforvaltningen. Oplysninger, der er omfattet af indberetningen, omfatter – foruden ovennævnte oplysninger, der indsamles via SurveyXact - følgende oplysninger, som FDM har indsamlet ved din brug af Ta’Med:
- Antal ture og samlede indtægter
- Bankkonti, hvortil indtægter er blevet udbetalt
- Navn på kontohaveren af hver bankkonto
Som led i indberetningen er FDM forpligtet til at opbevare grundlaget for de oplysninger, der skal indberettes, herunder oplysninger til brug for afgørelsen af, om en oplysning er indberetningspligtig.
4. RETSGRUNDLAGET FOR BEHANDLINGEN AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Behandlingen af personoplysningerne sker på baggrund af DAC7- direktivet, som er implementeret i dansk ret ved lov nr. 902 af 21/06/2022, og hvis regler nærmere er fastsat i BEK nr. 1253 af 06/09/2022 om platformoperatørers indberetningspligt vedrørende sælgere og udlejere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (for almindelige personoplysninger) og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 (for CPR-nummer).
Behandling af personoplysninger sker derudover på baggrund af vores legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Det er vores vurdering, at FDM's interesse i at stille applikationen til rådighed for dig, tilbyde dig kundeservice, administrere applikationen og sikre dokumentation for turene og dermed forhindre, at applikationen bliver benyttet i strid med vilkårene og vores retningslinjer for brug, overstiger dine eventuelle modstridende interesser. Vi mener i øvrigt, at det er også i din interesse, at vi kan behandle dine personoplysninger, da vi ellers ikke kan stille applikationen til rådighed for dig.
5. MODTAGERE AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Til indsamling af personoplysinger via tilsendte spørgeskema anvendes programmet SurveyXact. Der er indgået en databehandleraftale med Rambøll Management Consulting som leverandør af SurveyXact. Herudover har vi antaget en række databehandlere, som behandler dine personoplysninger på vores vegne og til vores formål. Det er f.eks. Microsoft, som leverer vores e-mail og CRM-system.
FDM videregiver oplysninger om dig til Skatteforvaltningen, hvis og når du har tjent penge via samkørsel i FDM Ta’Med i løbet af et skatteår.
6. OVERFØRSEL AF DINE PERSONOPLYSNINGER TIL TREDJELAND UDEN FOR EU/EØS
Når du benytter FDMs tjenester kan dine personoplysninger i nogle tilfælde blive overført til lande uden for EU/EØS.
I det omfang dine personoplysninger overføres til tredjelande uden for EU/EØS, sikrer FDM et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for en sådan overførsel. Hvis der ikke er tale om overførsel til modtagere etableret i de såkaldte "sikre" tredjelande, godkendt af EU-Kommissionen, sikrer FDM det f.eks. ved indgåelse af EU-standardkontrakter med modtageren af personoplysningerne.
Du kan anmode om at få en kopi af overførselsgrundlaget udleveret ved at sende en e-mail til kontaktfdm@fdm.dk.
7. OPBEVARING AF OPLYSNINGER OM DIG
Dine oplysninger opbevares i 5 år regnet fra udløbet af indberetningsfristen, jf. skatteindberetningslovens § 56.
8. DINE RETTIGHEDER
Vi har iværksat en række foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger og sikre dine rettigheder. Som registreret kan du gøre brug af de nedenfor oplistede rettigheder. Nogle af rettighederne gælder dog alene under visse omstændigheder.
8.1. Ret til indsigt
Du har ret til at anmode om indsigt i, herunder udlevering af kopi af, de personoplysninger, som vi behandler om dig og en række yderligere oplysninger.
8.2 Ret til berigtigelse
Du har ret til at anmode om at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget samt ret til at anmode om at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.
8.3 Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
8.4 Ret til begrænsning
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. hvor behandlingen sker baseret på vores legitime interesse. I den forbindelse kan vi kun fortsætte med at behandle oplysningerne, såfremt vi kan påvise at have et behandlingsgrundlag, der retfærdiggør dette. F.eks. hvor vi er retligt forpligtet til at behandle dine personoplysninger.
8.5 Ret til dataportabilitet
Du har i visse tilfælde ret til at anmode om at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, samt til at få overført disse personoplysninger fra os til en anden dataansvarlig.
8.6 Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
8.7 Ret til ikke at være genstand for automatiske afgørelser
Du har ret til at anmode om ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig.
8.9 Ret til at indgive en klage til Datatilsynet
Du kan altid kontakte os, hvis du har spørgsmål til hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder m.v. Du kan også altid indgive en klage til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktinformationer kan du finde på www.datatilsynet.dk.
PROCESSING OF PERSONAL DATA
Data processing in connection with the collection and reporting of personal data in the DAC7 register at the Danish Tax Administration for users of FDM Ta'Med.
1. INTRODUCTION
This document describes how FDM processes your personal data in connection with:
- collecting personal data via the link to the SurveyXact questionnaire that you have received, and
- reporting of personal data in the DAC7 register at the Danish Tax Administration.
You can find details about FDM's other personal data processing activities related to the Ta'Med application in FDM's privacy policy.
2. DATA CONTROLLER
FDM is the data controller for the processing of your personal data. Our contact details are as follows:
FDM f.m.b.a., CVR no. 10376718, Firskovvej 32, 2800 Kongens Lyngby, telephone number 70 13 30 40, e-mail address kontaktfdm@fdm.dk (“FDM”).
3. PURPOSE OF THE PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA
The purpose of sending out the formular in SurveyXact is to collect missing information to be reported in the DAC7 register at the Danish Tax Administration.
Your name and e-mail address used to contact you are obtained from FDM's lists of Ta'Med users.
In the formular, you will be asked to enter the following information:
- First, middle name (if relevant), and last name
- Primary address of domicile and country of residence
- Any tax identification number you have (CPR number in Denmark and TIN abroad - for TIN, please state the country of issue)
- Date of birth if you do not have a CPR number
We also ask for your email address and mobile number in order to identify your profile in the Ta'Med application.
In addition to the above information collected via SurveyXact, the reporting to the Danish Tax Administration also includes the following information, which has been collected by FDM through your use of Ta'Med:
- Number of trips and total revenue during the tax year
- Bank accounts to which revenue has been paid
- Name of the account holder of each bank account
As part of the reporting, FDM is obliged to keep the basis for the information to be reported, including information for use in determining whether information is reportable.
4. LEGAL BASIS FOR THE PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA
The processing of personal data is based on the DAC7 Directive, which is implemented in Danish law by Act no. 902 of 21/06/2022, and whose rules are set out in BEK no. 1253 of 06/09/2022 on platform operators' reporting obligation regarding sellers and lessors on their platform, cf. Article 6(1)(c) of the GDPR (for general personal data) and section 11(2)(1) of the Data Protection Act (for CPR number).
Processing of personal data is also based on our legitimate interests, cf. Article 6(1)(f) of the General Data Protection Regulation. It is our assessment that FDM's interest in making the application available to you, offering you customer service, administering the application and ensuring documentation for the trips and thus preventing the application from being used in violation of the terms and conditions and our guidelines for use, exceeds your possible conflicting interests. We also believe that it is also in your interest that we can process your personal data, as otherwise we cannot make the Application available to you.
5. RECIPIENTS OF YOUR PERSONAL DATA
The program SurveyXact is used to collect personal data via the formular sent to you. A data processing agreement has been entered into with Rambøll Management Consulting as the supplier of SurveyXact. In addition, we have engaged a number of data processors who process your personal data on our behalf and for our purposes. These include Microsoft, which supplies our e-mail and CRM system.
FDM discloses information about you to the Danish Tax Administration if and when you have earned money via carpooling in FDM Ta'Med during a tax year.
6. TRANSFER OF YOUR PERSONAL DATA TO THIRD COUNTRIES OUTSIDE THE EU/EEA
When you use FDM's services, your personal data may in some cases be transferred to countries outside the EU/EEA.
To the extent that your personal data is transferred to third countries outside the EU/EEA, FDM ensures an adequate level of protection for such transfer. If the transfer is not to recipients established in the so-called “safe” third countries approved by the EU Commission, FDM ensures this, for example, by entering into EU standard contracts with the recipient of the personal data.
You can request a copy of the transfer basis by sending an e-mail to kontaktfdm@fdm.dk.
7. STORAGE OF INFORMATION ABOUT YOU
Your information is stored for 5 years from the expiry of the reporting deadline, cf. section 56 of the Tax Reporting Act.
8. YOUR RIGHTS
We have implemented a number of measures to protect your personal data and safeguard your rights. As a data subject, you can make use of the rights listed below. However, some of the rights only apply under certain circumstances.
8.1 Right of access
You have the right to request access to, and a copy of, the personal data that we process about you and a range of additional information.
8.2 Right to rectification
You have the right to request the rectification of inaccurate personal data about yourself and the right to request the completion of incomplete personal data.
8.3 Right to erasure
In special cases, you have the right to request the deletion of data about you before the time of our general deletion.
8.4 Right to restriction
In certain cases, you have the right to object to our processing of your personal data, e.g. where the processing is based on our legitimate interest. In this context, we can only continue to process the data if we can demonstrate that we have a processing basis that justifies this. For example, where we are legally obliged to process your personal data.
8.5 Right to data portability
In certain cases, you have the right to request to receive the personal data that you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and to have this personal data transferred from us to another data controller.
8.6 Right to object
In certain cases, you have the right to object to our otherwise lawful processing of your personal data.
8.7 Right not to be subject to automated decisions
You have the right to request not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects or similarly significantly affects you.
8.9 Right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency
You can always contact us if you have questions about how we process your personal data or if you wish to exercise your rights etc. You can also always send a complain at the Danish Data Protection Agency, whose contact details can be found at www.datatilsynet.dk.